Adjoint(e) exécutif(ve) bilingue (FR/AN) – Temps plein – 2024-0016
Sous la supervision du Directeur Général et de la Directrice exécutive Capital humain et IT, l’adjoint/e exécutif a pour rôle de veiller à l’exécution efficace et en temps des activités administratives, de façon à faciliter et à améliorer l’organisation, la planification et le suivi des divers dossiers de la Fromagerie. L’adjoint/e exécutif est responsable d’exécuter des tâches administratives, des tâches de secrétariat et des tâches de confiance complexes et confidentielles. Il/elle devrait faire preuve d’une grande flexibilité et capacité à agir dans des situations d’urgence et démontrer une bonne aptitude a travaillé sous pression.
VOS DÉFIS :
- Servir de point contact entre les directeurs, les employés, les clients et les partenaires externes, afin d’alléger le travail de ses supérieurs, Fournir un support constant à ses supérieurs et l’équipe de direction;
- Gérer le flux d’informations de manière rapide et précise
- Superviser la performance des autres employés de bureau
- Gérer les calendriers des cadres et organiser des réunions
- Organiser les déplacements et l’hébergement
- Jouer le rôle de chef de bureau en surveillant les respects des règles et dans la gestion des stocks de fournitures
- Rédiger des communiqués à diffuser en interne et en externe – mémos, courriels, présentations, rapports
- Filtrer les communications et transférer les appels téléphoniques
- Planifier les réunions, prendre les notes et prendre les dispositions nécessaires quant au bon déroulement (accueil des participants, réservation des salles, traiteur, etc.);
- Préparer et transmettre les ordres du jour de certaines réunions, effectuer la prise de notes et transmettre les comptes rendus;
- Planifier et coordonner différents projets spéciaux, séminaires ou évènements organisés par ses supérieurs;
- Coordonner et tenir à jour les dossiers du personnel et des membres et les bases de données;
- Appuyer la DRH dans la la gestion administrative, coordination ainsi que le soutien dans les différents processus RH de la Fromagerie;
- Soutenir la direction générale dans la création de rapports pertinents à la prise de décisions et dans la préparation de la documentation, politique et présentation nécessaire pour ses supérieurs et pour et les comités;
- Gérer les dons et commandites au nom de la Fromagerie
- Effectuer le classement et la gestion des documents administratifs et autres;
- Tenir à jour l’ensemble des procès-verbaux et registres officiels;
- Traduire divers documents du français à l’anglais et vice-versa;
- Capable de discuter avec divers intervenants internes et externes et au nom de ses supérieurs
- Participer dans toute autre activité, projet ou tâche connexes au besoin;
CE QUE VOUS AVEZ:
- Baccalauréat ou équivalence en expérience professionnelle (min de 10 ans d’expérience à titre d’adjointe exécutive)
- Possède un diplôme d’études collégiales en Administration générale, Technique de bureautique option Coordination de bureau, Secrétariat ou toute autre discipline appropriée; Ou avoir une combinaison d’expérience et de formation équivalentes
- Excellente Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit), conjuguée à une solide aptitude à rédiger dans les deux langues
- Excellentes compétences en communications pour la rédaction de lettres, la révision de document et la préparation de rapports et présentations
- Confidentialité : faire preuve d’une très grande discrétion dans le traitement de l’information et dossier qui lui est confié
- Maîtrise de l’environnement Windows et des logiciels de la suite Microsoft Office
- Sens aigu de la discrétion, de la confidentialité et du professionnalisme
- Loyauté et sens des responsabilités
- Sens de l’organisation, souci du détail, rigueur administrative et facilité à gérer les priorités;
- Disponibilité, flexibilité et souplesse dans les horaires
- Excellentes habiletés interpersonnelles, tact et bon esprit d’équipe
- Initiative et autonomie
- Orientée envers les résultats
- Polyvalence et ouverture aux changements.
Statut : Poste permanent, temps plein
Horaire de travail : Jour*
*L’horaire de travail peut changer selon les besoins opérationnels.
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation à rh@fromagestalbert.com en indiquant le titre du poste et le numéro d’affichage.