14 décembre 2017

Adjointe administrative – Direction générale

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS  

Sous la responsabilité du Directeur Général et de la Directrice des Ressources Humaines, l’adjointe administrative est responsable de fournir un soutien administratif et bureautique de façon à faciliter et assister les directeurs dans leur fonctions. La titulaire du poste devra assurer une gestion des courriels, agendas, réunions ainsi que toutes communication internes et externes entrante.  L’adjointe est également appelée à participer à plusieurs réunions et d’en faire les procès verbaux. 

TÂCHES PRINCIPALES 

  • Assister les directeurs dans la gestion des tâches administratives (agenda, correspondances électroniques, réunions, déplacements, dépenses, suivis des plans d’action, etc.) et toutes les activités connexes servant à faciliter le rôle de ceux-ci;
  • Parcourir et évaluer les courriels entrants et les classer en ordre de priorité;
  • Gérer les calendrier des directeurs;
  • Participer aux réunions hedbomadaire et au réunions du conseil d’administration et en faire les procès verbaux;
  • Préparer et transmettre les ordres du jour de certaines réunions et faire parvenir les comptes rendus;
  • Répondre aux appels téléphoniques entrants;
  • Organiser les voyages d’affaires et compléter les rapports de dépenses;
  • Planifier les réunions et prendre les dispositions nécessaires quant au bon déroulement (accueil des participants, réservation des salles, traiteur, etc.);
  • Planifier et coordonner différents projets spéciaux, séminaires ou évènements organisés par ses supérieurs;
  • Coordonner et tenir à jour les dossiers du personnel et des membres et les bases de données;
  • Appuyer la DRH dans la coordination et le soutien du processus de recrutement;
  • Soutenir la direction générale dans la création de rapports et dans la préparation de documents et présentations;
  • Effectuer le classement et la gestion des documents administratifs et autres;
  • Tenir à jour l’ensemble des procès-verbaux et registres officiels;
  • Traduire divers documents du français à l’anglais et vice-versa;
  • Communiquer avec divers intervenants internes et externes au nom de ses supérieurs;
  • Participer à toute autre activité, projet ou tâche connexe au besoin. 

EXIGENCES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en administration générale, technique de bureautique, secrétariat ou une combinaison d’études et d’expérience jugées équivalente;
  • Posséder une expérience minimum de cinq (5) ans comme adjointe administrative;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit), conjuguée à une solide aptitude à rédiger dans les deux langues;
  • Excellentes compétences en grammaire et orthographe;
  • Maîtrise de l’environnement Windows et des logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Sens aigu de la discrétion, de la confidentialité et du professionnalisme;
  • Loyauté et sens des responsabilités ;
  • Sens de l’organisation du travail, souci du détail, rigueur administrative et facilité à gérer les priorités;
  • Disponibilité, flexibilité et souplesse dans les horaires;
  • Excellentes habiletés interpersonnelles, tact et bon esprit d’équipe;
  • Initiative et autonomie;
  • Orientée résultats ;
  • Polyvalence et ouverture aux changements.

Statut : Temps plein incluant la gamme complète d’avantages sociaux.

Horaire de travail : Jour

Nous remercions chaque candidat de leur intérêt cependant, seuls les candidats retenus seront contactés.

 Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation à rh@fromage-st-albert.com en indiquant le titre du poste et le no de Réf affichage en objet.

Retour au blogue Partager