14 avril 2017

Adjoint de direction – RF0035

À la recherche d’un adjoint de direction efficace, organisé, autonome, polyvalent, doté d’une très grande discrétion, de compétences hors pair en communication, en travail de bureau et bureautique, faisant preuve de tact, de  calme et de flexibilité et orienté résultats.

Rôle et Responsabilités :

Sous la supervision du Directeur Général et de la Directrice des Ressources Humaines, l’Adjoint de direction a pour rôle de veiller à l’exécution efficace et en temps des activités administratives, de façon à faciliter et à améliorer l’organisation, la planification et le suivi des divers dossiers de la Fromagerie. L’adjoint de direction est responsable d’exécuter des tâches administratives, des tâches de secrétariat et des tâches de confiance complexes et confidentielles.

Tâches principales :

  • Assister la gestion des tâches administratives (agenda, correspondances électroniques, réunions, déplacements, dépenses, etc.) et toutes les activités connexes servant à faciliter le rôle du DG et de la DRH;
  • Relire et évaluer les courriels en ordre de priorité, gérer le calendrier, les contacts et planifier les réunions;
  • Répondre aux appels téléphoniques de ses supérieurs;
  • Organiser les voyages d’affaires et compléter les rapports de dépenses;
  • Planifier les réunions et prendre les dispositions nécessaires quant au bon déroulement (accueil des participants, réservation des salles, traiteur, etc.);
  • Préparer et transmettre les ordres du jour de certaines réunions, effectuer la prise de notes et transmettre les comptes rendus;
  • Planifier et coordonner différents projets spéciaux, séminaires ou évènements organisés par ses supérieurs;
  • Coordonner et tenir à jour les dossiers du personnel et des membres et les bases de données;
  • Appuyer la DRH dans la coordination et le dans soutien du processus de recrutement;
  • Soutenir la direction générale dans la création de rapports pertinents à la prise de décisions et dans la préparation de la documentation, politique et présentation nécessaire pour ses supérieurs et pour et les comités;
  • Effectuer le classement et la gestion des documents administratifs et autres;
  • Tenir à jour ensemble des procès-verbaux et registres officiels;
  • Traduire divers documents du français à l’anglais et vice-versa;
  • Fournir un support constant à ses supérieurs et l’équipe de direction;
  • Capable de discuter avec divers intervenants internes et externes et au nom de ses supérieurs
  • Coordonner et faciliter les interactions entre les différents départements, et fonctions de la Fromagerie;
  • Participer dans toute autre activité, projet ou tâche connexes au besoin;

Qualifications et compétences requises :

  • Baccalauréat ou équivalence en expérience professionnelle (min de 10 ans d’expérience à titre d’adjointe exécutive);
  • Possède un diplôme d’études collégiales en Administration générale, Technique de bureautique option Coordination de bureau, Secrétariat ou toute autre discipline appropriée;
  • Excellente Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit), conjuguée à une solide aptitude à rédiger dans les deux langues;
  • Excellentes compétences en communications pour la rédaction de lettres, la révision de document et la préparation de rapports et présentations ;
  • Maîtrise de l’environnement Windows et des logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Sens aigu de la discrétion, de la confidentialité et du professionnalisme;
  • Loyauté et sens des responsabilités ;
  • Sens de l’organisation, souci du détail, rigueur administrative et facilité à gérer les priorités;
  • Disponibilité, flexibilité et souplesse dans les horaires;
  • Excellentes habiletés interpersonnelles, tact et bon esprit d’équipe;
  • Initiative et autonomie;
  • Orientée résultats ;
  • Polyvalence et ouverture aux changements.

 

Poste à temps plein offrant un salaire compétitif et une gamme complète d’avantages sociaux.
Date limite pour soumettre votre candidature :  29 mai 2017.

Nous remercions chaque candidat de leur intérêt cependant, seuls les candidats retenus seront contactés.
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation à rh@fromage-st-albert.com en indiquant le titre du poste et le no de Réf affichage en objet.

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